آیین نامه حضور در نمایشگاه

هدف از تدوین و ارائه این آیین نامه ، اثربخش نمودن حضور سازمان در نمایشگاههای تجاری از طریق استاندارد سازی و بهینه سازی برنامه ها ، استراتژی ها و عملیات مرتبط است. از آنجا که سازمان ها هزینه های زیادی را برای حضور در نمایشگاههای تجاری پرداخت می نمایند ، انتظارات فراوانی نیز پس از برگزاری از این رویداد تجاری دارند.  اما در بیشتر مواقع نتایج آنچنان که مورد انتظار است حاصل نمی گردد. علت های متفاوتی برای عدم نتیجه گیری می تواند وجود داشته باشد از جمله عدم در نظر گیری زمان کافی در برنامه ریزی ، عدم وجود استراتژی مشخص در حضور ، طراحی و چیدمان ضعیف غرفه ، سازماندهی نامتناسب پرسنل غرفه ، نبود محصولات و نمونه کالاهای با کیفیت و متنوع ، آمادگی ضعیف فنی و تجاری در غرفه و دهها دلیل دیگر.

آیین نامه و دستورالعمل حضور در نمایشگاه تجاری تمامی فعالیت مرتبط با حضور در نمایشگاه را بصورت گام به گام با تعیین وظایف و مسئولیت افراد بهمراه فرم های مربوطه مشخص نموده است. این فعالیت ها به سه بخش قبل از حضور ، در حین حضور و پس از حضور در نمایشگاه بخش بندی شده است. این دستورالعمل به سوالات زیر پاسخ می دهد:

• در چه زمانی از سال باید نسبت به حضور در نمایشگاههای تجاری تصمیم گیری نمود؟
• شاخصهای تصمیم گیری برای حضور در نمایشگاه به چه صورت باید تعیین گردند؟
• سطح حضور در نمایشگاه به چند بخش تقسیم می گردد؟
• بهترین زمان مناسب برای آماده سازی غرفه قبل از شروع نمایشگاه چه مدت می باشد؟
• در طراحی و آماده سازی غرفه چه مواردی باید رعایت گردد؟
• ارسال دعوتنامه حضور به چه شکل و در چه زمانی باید صورت گیرد؟
• برای مهمانان ویژه چه اقداماتی باید صورت گیرد؟
• چگونه باید از اطلاعات جمع آوری شده در نمایشگاه استفاده نمود؟

و دهها سوال دیگر که با مطالعه این آیین نامه و دستورالعمل در خصوص آن اطلاع و دانش کافی می توانید کسب نمایید.

تعدادی از مواد آیین مامه و دستورالعمل حضور در نمایشگاه تجاری :

ماده 14- مدیر بازرگانی موظف است که ساختار ، تعداد ، وظایف و محل استقرار نیروی انسانی مورد نیاز در غرفه را تعیین و برای آگاهی و آموزشهای آنها از یکماه قبل از شروع نمایشگاه برنامه ریزی نماید. بصورت عمومی نقش های پیشخوان ، پذیرایی کننده ، پرزنتر فنی محصولات و خدمات ، مذاکره کننده و رصد کننده بازار و رقبا در غرفه در نظر گرفته می شود.

ماده 22 – مدیر غرفه موظف است شخصی را که آشنایی کامل با مشتریان فعلی شرکت دارد را مسئول کانترهای پیشخوان نماید تا در برخورد های اولیه پرسنل پیشخوان با مشتریان شرکت ، توجه و دقت لازم صورت گیرد. فرد مذکور موظف در پایان هر روز لیستی از مشتریان بالفعل که از غرفه بازدید نموده اند را برای اقدامات بعد از نمایشگاه تهیه نماید.

ماده 25- مسئول کنترل هدایای تبلیغاتی در حین برگزاری نمایشگاه باید با توجه به سطوح مشتریان هدایای تبلیغاتی را توزیع نماید و از توزیع بی مورد و بی خاصیت هدایا جلوگیری نماید.

ماده 27- اگر طرح فروش ترغیبی در طول برگزاری نمایشگاه در غرفه اجرا می گردد ، در صورتی که کالاها باید از انبار شرکت در محل دیگری غیر از نمایشگاه ارسال گردد ، ثبت سفارشات و پیش فاکتورهای مربوطه باید بدقت و با تمرکز صورت گیرد تا در زمان ارسال مغایرتی با سفارش مشتری نداشته باشد.

ماده 32- مدیر فروش باید پس از اتمام نمایشگاه از مشتریان و بازدیدکنندگان غرفه‏‌ی شرکت بابت حضور و بازدید از غرفه بصورت پیامکی یا ایمیلی تشکر نماید. ضمن برای مشتریان  VIP بهتر است بصورت تلفنی این امر صورت گیرد.

ماده 37- مدیر فروش موظف است بصورت ادواری ( روزانه ، هفتگی یا ماهانه ) نحوه‏‌ی پیگیری اقدامات و وظایف تعیین شده پرسنل ، پس از نمایشگاه را نظارت ، کنترل و به مدیر مافوق خود گزارش نماید.