آیین نامه تنخواه‌گردان

تنخواه عبارت است از وجه معيني كه از محل وجوه شركت از طرف مدير امور مالي يا نماينده وي با تأييد مديرعامل براي انجام برخي هزينه¬‌ها در اختيار واحدها يا مأموراني كه مجاز به دريافت تنخواه گردان مي‌باشند، قرار مي‌گيرد. معمولا این وجوه در اختیار کارپردازان خرید ، پشتیبانی شیفت ، مدیران شعب و هر شخص یا واحدی در سازمان که به تشخیص مدیریت نیاز به وجه نقد برای انجام امور جاری محول دارد و از طرف دیگر دسترسی مستقیم و سریع به صندوق سازمان برای وی وجود ندارد ، برای انجام پرداخت در موارد مشخص ، قرار می گیرد. :تصمیماتی که سازمان در این زمینه باید اتخاذ نماید عبارتند از :
• تعداد تنخواه گردان ها در سازمان چند نفر و در کدام واحدها باشند؟
• این افراد باید چه ویژگی هایی داشته باشند؟
• میزان مبالغی که باید در اختیار این افراد یا واحدها قرار گیرد ، چه میزان باشد؟
• در چه مواردی تنخواه گردان ها مجاز به پرداخت از محل تنخواه می باشند؟
• نحوه‏ی گزارش دهی تنخواه گردان ها چگونه باید باشد؟
• پرداخت مجدد برای شارژ تنخواه در چه زمانهایی باید صورت گیرد؟
• چه تضمین هایی بابت تحویل وجوه به تنخواه گردان ها باید دریافت گردد؟
و دهها موارد دیگر که برای اداره و مدیریت این نقش ضروری در سازمان باید مشخص و تعیین گردد.
آیین نامه و دستورالعمل تنخواه گردان با پرداختن به تمامی موضوعات مطرح شده ، جنبه ها و ابعاد این مسئولیت سازمانی را بصورت شفاف و کاربردی مشخص نموده است. ضمن اینکه تمامی فرم های مربوطه که برای ایجاد ، کنترل و گزارش دهی این حوزه مورد نیاز است ، طراحی و در این آیین نامه در اختیار قرار داده شده است. در ادامه بخش هایی از این آیین نامه برای آگاهی بیشتر ارائه می گردد :
ماده 4 – کمیته تعیین تنخواه گردان
کمیته ای متشکل از مدیرمالی ، مدیر بازرگانی ، مدیر بهره برداری ، مدیر اداری و مدیرعامل در ابتدای هر سال با توجه به نیازها و درخواست های هر بخش ، تعداد تنخواه گردان ها و سقف مبلغ در اختیار هر کدام از آنها را تعیین و تصویب می نمایند.
ماده 7- نحوه پرداخت تنخواه به تنخواه¬داران:
تنخواه واحدهاي تنخواه¬دار با توجه به سقف تعیین شده ، توسط امور مالي و از طريق واريز به حساب بانكي مفتوح شده از سوي امور مالي و يا بوسيله چك و در وجه اشخاص مذكور با اخذ رسيد پرداخت ( فرم شماره 2 ) تحویل داده مي¬شود.
ماده 9- دوره تسويه اسناد هزينه از محل تنخواه
تنخواه دار موظف است بصورت منظم و هفتگی در یک روز مشخص گزارش هزینه کرد خود را از محل تنخواه با ارائه اسناد و مدارک لازم در فرم شماره 4 به تأیید مدیر واحد رسانده به امور مالی تحویل دهد. امضاء تنخواه¬گردان ، مدير واحد، در ذيل اسناد هزينه (به عنوان تأييد و صحت هزينه) قبل از ارائه به امورمالي الزامي است.
تبصره 4- درصورتيكه بيش از 70 درصد از رقم سقف تنخواه در كمتر از يك هفته، هزينه شده باشد، تنخواه¬دار مكلف است نسبت به احياي تنخواه ، زودتر از زمان تعیین شده در ماده 9 اقدام نمايد.