آیین نامه مدیریت اموال سازمانی

آیا می دانید در سازمان شما هر فرد چه تجهیزات و لوازمی و با چه ارزشی در اختیار دارد؟

آیا این تجهیزات را در سیستم حسابداری اموال ثبت و ارزش گذاری نموده اید؟

چگونه از وجود این تجهیزات مثل ماشین حساب ، تلفن ، پرینتر ، فکس و سایر تجهیزات اطلاع و آگاهی می یابید؟

آیا بابت تحویل این تجهیزات به افراد رسیدی دریافت نموده اید؟

اگر نیاز به جابجایی وسایل و تجهیزات از واحدی به واحد دیگر باشد این کار را چگونه انجام می دهید؟

چگونه تجهیزات گران قیمت سازمان را برای تعمیر به خارج از سازمان ارسال می کنید؟

اگر خودروی سازمان دچار آسیب گردید، چگونه با این مسأله برخورد می کنید؟

آیا کارمند شما می داند در مقابل اموالی که در اختیار دارد چه مسئولیتی دارد؟

توانایی سازمان گاهی به دارایی های در اختیار آن است. شاید بتوان گفت دارایی ها و اموال سازمان ، اگر بخوبی مورد محافظت و استفاده قرار گیرند ، می توانند به یک مزیت رقابتی در بازار تبدیل گردند. از سوی دیگر هزینه های سوء مدیریت و سوء مراقبت از اموال سازمانی در بیشتر مواقع چنان سنگین و طاقت فرساست که فرصت رشد و توسعه را از سازمان می گیرد. وسایل حمل و نقل ، رایانه ها ، مبلمان اداری و سیستم های ارتباطی و صدها امکانات و تجهیزات دیگر که جزء اموال سازمان محسوب می گردند ، باید در طول عمر مفید خود به روش سیستماتیک ثبت ، تحویل و محافظت گردند تا سازمان بتواند با کمترین هزینه ، بهره برداری لازم را از آنها بنماید. لذا دستورالعمل و روش استانداردی که بتواند شرایط ثبت ، تحویل ، تحول ، محافظت و مراقبت از اموال سازمان را مشخص و عملیاتی نماید ، از ضروریات مدیریت معقول و مدبرانه سازمانی است

اهداف آیین نامه

بصورت کلی آئین نامه اموال روش شماره­ گذاری، تحویل و تحول اموال را تعیین و وظایف جمع­دار و مسئولیت سایر افراد را در رابطه با شناسائی، حفظ و نگهداری اموال ، معلوم و مشخص می­نماید.

مأموریت این آیین نامه از طریق اهداف عملیاتی زیر دنبال می گردد :

• شناسایی اموال سازمان و کدگذاری آنها بعنوان سرمایه و دارایی مالکین
• تعیین و اجرای روش استاندارد در تحویل اموال به افراد و بخشهای سازمانی
• ارائه‏ی فرایندی مشخص در تغییر ، تحول و انتقال اموال سازمانی بین افراد و بخشهای سازمانی
• نحوه ارسال اموال و اثاثه سازمانی به خارج از سازمان جهت تعمیر و اصلاح
• چگونگی ارزیابی و مستهلک نمودن اموال سازمان
• تعیین روش فروش ، اجاره و یا انتقال اموال به مالکیت خارج از سازمان
• چگونگی برخورد با صدمات و خسارات وارده به اموال سازمان
• نحوه اسقاط و کنارگذاری اموال پس از پایان عمر مفید آنها

برخی از مواد آیین نامه اموال

ماده 1- جمع­دار اموال مأموری است که برحسب مقررات شرکت با تأيید مدیر امورمالی و حکم کارگزینی به این سمت منصوب می­گردد و مسئول تحویل و تحول، حفظ و نگهداری اموالی که در ابواب­جمعی او قرار دارد ، می­باشد و منبعد در اين آيين­نامه اختصاراً تحت عنوان «جمع­دار» ذکر خواهد شد.

ماده 7- كليه مسئولان اموال موظفند نسبت به ارزش اموال منقولي كه دارای ارزش زیادی است و در اختيارشان گذارده شده است اقدام به ارائه ضمانتنامه نموده و مادامي­كه به­‌اين سمت منصوب مي باشند، ضمانتنامه ارائه شده بايد در اختيار واحد جمع­داري اموال قرار گيرد.

ماده 13-  انباردار شركت مي­بايست بر حسب نوع حواله­‌هاي ارسالي به قسمت­هاي مختلف شركت با تكميل فرم شماره 1 مشخصات اموال تحويلي به قسمت­هاي مختلف شرکت را به جمع­دار اطلاع دهد.

ماده 20- جمع­دار پس از ثبت اموال در سيستم اموال و تعيين شماره اموال باید اقدام به تكميل فرم شماره 2 نمايد و اموال مذكور را به بهره بردار آن طي اين فرم تحويل دهد و برچسب مربوط به هركدام از اموال را در محل مناسب الصاق كند.

ماده 29- در صورتی­که برخی از اموال نیاز به تعمیر و مرمت داشته باشد واحد استفاده کننده از اموال، بایستی مراتب را طی فرم شماره 3 به جمع­دار اموال اطلاع دهد.

ماده 35- در هنگام خروج اموال از شرکت جهت تعمیر، انتظامات نسبت به بررسی و تطبیق شماره اموال ثبت شده در فرم ارسال موقت با شماره برچسب اموال الصاق شده بر روی مال مربوطه اقدام و سپس با درج تاریخ و ساعت خروج روی دو نسخه و امضاء آن خروج اموال را کنترل می نماید.

ماده 42- انبارداران در مورد نقل و انتقالات اموال صرفاً می­بایست از فرم­های مندرج در این آئین نامه استفاده نموده و مجاز نمی­باشند که اموال موضوع این آئین­‌نامه را بدون اطلاع جمع­دار از قسمتي دريافت يا به واحدي تحویل نمايد.

ماده 50- جمع­دار موظف می­باشد در پایان شهریور ماه هر سال لیستی حاوی شرح و شماره جمع­داری و سایر مشخصات اموال اسقاط مشمول این آیین­‌نامه را طبق فرم شماره 6 تهیه و طی نامه­‌ای به کمیسیونی مرکب از نمایندگان مدیرعامل، واحدمالی، و واحدي كه اموال در اختيار آن بوده ارسال نمایند.