آیین نامه حضور و غیاب

سازمانهایی که دارای نظم در تردد و حضور کارکنان در محل کار هستند می توانند از کیفیت بالاتری در عملکرد برخوردار باشند و میزان تولید کار در اینگونه از سازمانها نسبت به سازمانهای دیگر بیشتر خواهد بود. ایجاد انضباط حضور در کار یکی از نشانه‏ های مدیریت در سازمان هاست. این ویژگی می تواند در درازمدت از پارامترهای ارزیابی مشتریان برای ایجاد اطمینان و در نهایت تعیین جایگاه و برند سازمان در مقابل رقبا بشمار آید. از سوی دیگر انضباط حضور برای پرسنل متعهد سازمان می تواند انگیزه‏‌ی بالایی برای ادامه همکاری بوجود آورد. در صورتیکه سازمان ها نتواند مقررات و دستورالعمل مناسبی را در این زمینه طراحی و پیاده سازی نمایند، افراد بی نظم و بی برنامه فرصت سوء استفاده از آشفتگی سازمان پیدا خواهند نمود و در نتیجه در صورت عدم برخورد مناسب سازمان با این افراد ، موجبات بی‌انگیزگی در کارکنان منضبط سازمان را هم بوجود می آورند. با نگاهی دیگر وجود بی‌نظمی در سازمان ، هزینه های تمام شده‏‌ی محصولات و خدمات سازمان را هم افزایش می دهد و قدرت و توان رقابتی محصولات آنرا در مقابل رقبا تضعیف می نماید.

از موارد دیگری که آسیب های مالی و تجاری زیادی به سازمان ها وارد می نماید بی قانونی در اضافه کاری است. بسیاری از سازمان ها پرداخت های پرحجمی بابت اضافه کاری در حقوق و دستمزد های خود دارند که بسیاری از آنها به هیچ عنوان ضروری نیستند و با اندکی نظم و قانون می توان از بروز چنین هزینه هایی جلوگیری نمود. لذا وجود استاندارد هایی که بتواند اضافه کاری های سازمان را در چارچوب مشخص و معلوم مدیریت نماید موجب افزایش توان نقدینگی سازمان و در نتیجه قدرت رقابت آن خواهد شد. همه‏‌ی موارد عنوان شده در آیین نامه و دستورالعمل حضور و غیاب لحاظ و طراحی شده است.

هدف از طراحی این آیین نامه :

• تعریف ساعات کاری
• میزان حضور مجاز در سازمان پس از اتمام ساعت کاری
• روش درخواست اضافه کاری و نحوه اجرای آن
• روند اخذ تأییدیه های لازم برای تردد در سازمان در روزهای تعطیل و اضافه کاری های غیر معمول
• نحوه تردد پرسنل در طول ساعات کاری و مسئولیت های کنترل تردد

بخشهایی از آیین نامه حضور و غیاب :

ماده 1) کلیه مستخدمین شرکت متعهد هستند براساس ساعات كار شركت كه از قبل تعيين گرديده درمحل كار خويش حاضر و انجام وظيفه نمايند. بديهي است هرگونه تغييرات در ساعات و زمان كار ايجاد گردد،  بلافاصله به اطلاع كاركنان خواهد رسيد.

ماده 5) اضافه­‌كاري پرسنل حسب تشخيص مديران و مسئولين واحدها از ساعت 30/16  لغايت 20 تعيين و اعلام مي­گردد.

تبصره 3 : در صورتیکه ساعات اضافه کاری در ماه قابل پیش بینی شده باشد، واحد متقاضی می تواند با استفاده از فرم شماره 2 ( درخواست اضافه کار ماهانه ) برنامه‏‌ی ماهانه‏‌ی اضافه کاری را تا سقف مجاز به واحد اداری اطلاع دهد و دیگر نیازی به تکمیل فرم شماره 1 نمی باشد. فرم شماره 2 باید در سه نسخه همانند فرم شماره 1 تکمیل گردد.

ماده 9) استفاده كاركنان از كارت تردد و یا ثبت کد شناسایی هویت ( اثر انگشت ) توسط انتظامات ، شاخص عملكرد ورود و خروج بوده و رعايت موارد فوق الزامي و ضرورت دارد.

ماده 12) انتظامات مسئول کنترل ورود و خروج کارکنان است لذا باید هم ورود و خروج افراد و هم کنترل افراد درون خودروها را که قصد ورود و خروج را دارند ،  بدقت توسط انتظامات صورت گیرد.

تبصره 8 : ورود و خروج کارکنان در طول ساعات کاری در قالب مرخصی ساعتی یا مأموریت کاری باید بوسیله کارت تردد یا کد شناسایی هویت فرد صورت گیرد.