آیین نامه اعتبارسنجی متقاضیان نمایندگی

بسیاری از سازمان ها برای توسعه بازار و افزایش سهم فروش خود نیاز به گسترش شبکه‏‌ی توزیع دارند. یکی از روشهای مؤثر و بسیار مفید ، توزیع از طریق نمایندگی های رسمی فروش در مناطق مختلف جغرافیایی است. بسیاری از شرکتها بدلیل عدم وجود سرمایه مالی و انسانی کافی و نبود تخصص لازم در بازار توزیع نمی توانند بصورت مستقیم این مسئولیت مهم را در مناطق مختلف جغرافیایی انجام دهند. بنابراین راهبرد آنها در توزیع محصولات ، استفاده از واحدهای کسب و کار منطقه ای و ایجاد شبکه‏ی توزیع از طریق نمایندگی ها است. این واحد ها با در اختیار داشتن امکانات انبارش ، پخش جزئی محصولات ، ارتباطات محلی ، اعتبار بومی و منطقه ای ، نیروهای آگاه و آشنا به محل و شناخت دقیق مشتریان و مصرف کنندگان محلی ، توانایی بالایی در پخش محصولات و کسب سهم بازار دارند. البته بکارگیری راهبرد شبکه نمایندگی در توزیع خالی از اشکال و آسیب هم نیست. چالشهای همچون کاهش حاشیه سود ، زیان ناشی از عدم برگشت مطالبات ، سوء استفاده  اشخاص از نام و برند محصول ، اختلافات ناشی از روشهای فروش و قیمت گذاری منطقه ای کالا ، مغایرت های مالی در گردش مبادلات و معاملات ، اختلاف در نحوه تحویل کالا و دیگر مشکلات رفتاری از جمله آسیب های  استفاده از این راهبرد می باشد. با این همه اگر نمایندگی ها بدرستی و با روش مناسب انتخاب گردند هنوز این راهبرد از اثربخش ترین گزینه های سازمان برای توزیع و پخش محصولات در سطح ملی می تواند بشمار آید. در اجرای این راهبرد شاید مهمترین بخش ، شناسایی و اعتبارسنجی اولیه متقاضیان نمایندگی در مناطق مختلف جغرافیایی باشد. از این رو برای اجرای مناسب راهبرد توزیع از طریق شبکه نمایندگی باید این بخش بدرستی و صحیح انجام گیرد.

آیین نامه و دستورالعمل حاضر با هدف شناسایی و اعتبارسنجی واحدهای کسب و کار که متقاضی اخذ نمایندگی هستند ، طراحی و تدوین شده است. مطالعه و بکارگیری این سند به کاهش ریسکهای انتخاب و جذب نمایندگی ها کمک فراوانی می نماید. در این دستورالعمل روشهای گام به گام شناسایی و اولویت بندی اولیه متقاضیان برای انجام مذاکره و عقد قرارداد به کمک شاخصهای کاربردی و فرم های عملیاتی تدوین و طراحی شده است. همچنین نحوه‏‌ی اعتبار سنجی متقاضیان نیز با استفاده از پارامترهای قابل اندازه گیری و سیستم امتیازدهی در این سند قابل یادگیری و اجرا می باشد. سند حاضر به سوالات زیر پاسخ می دهد :

• برای شناسایی اولیه متقاضیان نمایندگی از چه روشها و کانالهای ارتباطی باید استفاده گردد؟
• مدیر فروش یا بازاریابی چه نقشی در این زمینه دارد؟
• در صورتیکه هیچ اطلاعاتی از منطقه‏‌ی هدفگذاری شده در اختیار نداشته باشیم ، چگونه باید عمل کنیم؟
• برای ارزیابی اولیه چه شاخصهایی و چگونه استفاده گردند؟
• ارزیابی های تجاری چگونه صورت گیرد؟
• معیار و نحوه‏‌ی ارزیابی های مالی متقاضیان اخذ نمایندگی فروش به چه شکل انجام گردد؟

بخشهایی از آیین نامه و دستورالعمل جذب نمایندگان جدید فروش :

ماده 1 – مدیر فروش موظف است طبق برنامه‏‌ی تعیین و تصویب شده‏‌ی توسعه‏‌ی فروش ، مناطق جغرافیایی هدفگذاری شده را مشخص و برای شناسایی نمایندگان بالقوه برنامه‌‏ی زمان بندی مراجعه حضوری را مشخص نماید.

ماده 3- در صورتیکه نمایندگان فعلی شرکت شخص یا شرکتی را در منطقه‏‌ی جغرافیایی در نظر گرفته شده معرفی و تأیید نمایند ، قبل از حضور فیزیکی در محل باید هماهنگی های لازم برای بازدید میدانی و برگزاری جلسه در محل مشتری معرفی شده بعمل آید.

ماده 6– اولویت برقراری تماس اولیه با مشتریان معرفی شده از طریق نتایج بدست آمده از فرم شماره‏‌ی 1 مشخص می گردد.

ماده 8- در صورتیکه واحد کسب و کار انتخاب شده ، تمایل اولیه‏‌ی خود را برای اخذ نمایندگی اعلام نمود ، قبل از شروع مذاکرات می بایستی اعتبار مالی وی طبق فرم شماره‏‌ی 2 مورد ارزیابی قرار گیرد.