آئین نامه صندوق

صندوق: عبارت است از مكاني كه مبلغي وجه نقد در آنجا نگهداري مي‌شود و دريافت و پرداخت­هاي نقدي روزانه توسط متصدي آن و از اين محل انجام مي‌گيرد.

همه سازمان ها برای پرداخت های نقدی و آنی ، نیاز به ایجاد صندوق درون سازمان و در بخش حسابداری خود دارند. صندوق بمانند یک بانک کوچک درون سازمان باید دارای ساختار و سیستم مناسب برای دریافت و پرداخت وجه داشته باشد تا جریان عادی سازمان دچار اختلال و آسیب نگردد. در این زمینه سوالات زیر مطرح می گردد:

• چه میزان وجه نقد باید به صندوق تحویل گردد؟
• شارژ دوره ای صندوق چگونه و در چه دوره های زمانی صورت گیرد؟
• چه ضمانتهایی بابت تحویل این وجه نقد به صندوقدار باید از او اخذ گردد؟
• صندوقدار در چه مواردی مجاز است پرداخت و دریافت وجه نقد را انجام دهد؟
• برای پرداخت و دریافت ها چه مدارک و تأییدیه هایی را باید کنترل نماید؟
• گزارش های صندوق در چه زمانی و چگونه باید تنظیم گردند؟
• کنترل و رفع مغایرت حساب صندوق با دفتر صندوق بعهده کیست؟
• در پایان دوره برای انتقال صندوق به دوره‏ی مالی بعد چه باید کرد؟

آیین نامه صندوق ضمن پاسخ به سوالات فوق ، دستورالعمل اجرایی مشخص و گام به گامی را از افتتاح صندوق تا اختتام آن ، بهمراه فرمهای مربوطه به روش کاملا ساده و کاربردی ارائه نموده است که سازمان ها می توانند با مطالعه و بکارگیری آن ، می توانند انضباط و نظم مناسبی را بر پرداخت ها و دریافت های نقدی و آنی خود حاکم نمایند.

بخشهایی از آیین نامه صندوق :

ماده 3- تحویل مبلغ تخصیصی به متصدی صندوق

پس از دریافت تضمین از متصدی صندوق مبلغ اول دوره با اخذ رسید در فرم پرداخت مبلغ اول دوره ( فرم شماره 2 ) به متصدی صندوق تحویل داده می شود.

تبصره 3 از ماده 5- سقف پرداخت­هاي نقدي از محل صندوق در هر نوبت با توجه به صورتجلسه ی تنظیمی توسط کمیته ی ذکر شده در ماده 1 و تأیید شده توسط مدیرعامل تعیین می گردد كه در موارد خاص با موافقت و تأیید مدیر مالي تا  سقف 20 درصد قابل افزایش است.

تبصره 5 از ماده 6- در صورتیکه زمان بررسی گزارش و شارژ مجدد صندوق بیش از زمان تعیین شده بطول انجامد ، ضمن بررسی و ارزیابی علل این دیرکرد توسط مدیرمالی و بصورتی که به رفتار عرفی تبدیل نگردد ، پس از تعیین میانگین مصرف روزانه صندوق ، به میزان روزهای دیرکرد جهت شارژ صندوق به مبلغ گزارش تأیید شده اضافه و به متصدی صندوق تحویل داده می شود.

ماده 8 – دفتر صندوق:

متصدي صندوق به منظور كنترل بر وجوه نقد، دفتري تحت عنوان صندوق نگهداري و عملکرد صندوق را ثبت و ضبط     می نماید تا در مواقع لزوم ميزان موجودي مشخص و قابل كنترل باشد.