مرگ نقدینگی ؛ آسیب شناسی فرایند وصول مطالبات در سازمان ها



مرگ نقدینگی ؛

آسیب شناسی فرایند مطالبات فروش در سازمان ها

بنام پروردگار بزرگ ؛ دانای بی همتا

نقدینگی سازمانها در بسیاری از شرایط برای آنها موجب دستیابی به مزیت رقابتی می گردد.خرید های سودآور ، پرداخت های بموقع ، شرایط فروش ویژه و کسب اعتبار و اعتماد در شبکه تأمین کنندگان مالی و غیر مالی ، همه از مزایای ظرفیت نقدینگی سازمانهاست. منبع نقدینگی در سازمان ها از چهار حوزه‏ی سرمایه گذاری نقدی مالکان و سهامداران ، تسهیلات بانکی ، فروش کالاهای سرمایه ای و یا فروش محصولات و خدمات تولیدی می باشد. حالت های  اول و دوم نقش جوششی و حالت سوم و چهارم نقش پوششی در فعالیت های سازمانی ایفا می نمایند. اما آنچه که می تواند توان رقابتی سازمان را افزایش دهد و مبنایی در ارزیابی سازمان منظور گردد، جریان نقدینگی حاصل از فروش محصولات و خدمات است که نتیجه‏ی عملیات تولیدی سازمان می باشد نه نقدینگی شکل گرفته از سرمایه گذاری های جدید.

در این بین فرایند وصول مطالبات از محل فروش کالاها و خدمات سازمان، نقش مهمی در ایجاد این شکل از نقدینگی که مورد بحث موضوع این یادداشت است، می باشد. وصول مطالبات با توجه به ویژگی های سازمان ، بازار و محصولات نوسانات زیادی دارد. در بعضی از بازارها بصورت نقدی کالاها مبادله می گردند مثل بازار فلزات گرانبها و ضروری و در بعضی از بازارها مثل داروهای دامی بصورت اعتباری حتی تا یکسال هم فرایند فروش و برگشت وجه آن به درازا می کشد. اما آنچه که جدای از ساختار بازارها موجب تسریع و یا کندی بازگشت وجه محصول فروخته شده می گردد، مدیریت فرایند وصول مطالبات و پیگیری های مرتبط با آن درون سازمان است. در ادامه سعی می گردد که آسیب ها و مشکلاتی که در این زمینه وجود دارد بصورت اجمالی مورد بحث قرار گیرد.

سیاست های فروش

سیاست ها خط مشی ها و چارچوبهای کلی رقابت هستند که بر اساس آن روشهای فروش و جایگاه محصول و برند را در مقایسه با سایر رقیبان مشخص می نمایند.سیاست ها باید برای مشتریان ارزش و برای سازمان تمایز ایجاد کنند.گاهی در بازارهای پر رقابت که تعداد برندها زیاد می باشند و بازارها به بلوغ و سهم هر برند به ثبات رسیده است ، سازمان های کم توان مجبورند برای دستیابی به سهم بازار ، سیاست هایی برگزینند که آنها را در وصول و بازگشت وجه محصولات فروخته شده دچار مشکل می نماید. مثل سیاست امانی فروشی ، حجم فروشی و دیگر سیاست های نامنضبط در فروش .

دستورالعمل ها

تهیه دستورالعمل ها ، آیین نامه ها و روشهای اجرایی منطبق بر اصول علمی و بومی فروش ، ابهام در فرایند اعتبار سنجی و مبادله با مشتری را کاهش می دهد و انضباط و شفافیت را در این فرایند جاری می سازد. روشن است در صورتی که مقررات دقیق و مشخصی برای مبادله و معامله با مشتریان وجود نداشته باشد ، پیگیری و وصول مطالبات نیز دچار آسیب های فراوانی می گردد.

پرسنل

پرسنل فروش و پرسنل وصول مطالبات باید آموزش دیده ، آگاه به زیر و بم مبادله ، مسلط به روانشناسی فروش و ارتباطات ، با اعتماد بنفس و پیگیر باشند. اگر ویژگی های مطرح شده در افراد مسئول دارای نقصان باشد مسلما در توافقات و وصول مطالبات مشکلات زیادی برای سازمان پدیدار می گردد.

عملیات

گاهی افراد واقعا دارای توانایی های بالایی در انجام مأموریت خود در فروش و وصول مطالبات می باشند اما تعهد ، انگیزه ، تمایل و مسئولیت پذیری زیادی در کار از خود  نشان نمی دهند بنابراین پیگیری امور مرتبط با وصول مطالبات، بسیار بی نظم و بی برنامه صورت می گیرد و در نتیجه مشتریان از این نقصان سازمانی سوء استفاده می نمایند.

ممیزی

در صورتیکه تمام موارد مطرح شده تا این بخش بخوبی صورت گیرد اما نظارت و ممیزی لازم از سوی مدیریت ارشد صورت نگیرد،  مقررات فروش و تعهد افراد ممکن است دچار افت و تضعیف گردند و در نتیجه پیگیری امور از قدرت و انضباط لازم برخوردار نباشد. لذا ممیزی و ارزیابی مدیریت از روند معاملات و وصول مطالبات در انجام مسئولیت ها در این زمینه بسیار با اهمیت است.

محیط

در بعضی از فصول و یا در برهه ای از زمان ممکن است نقدینگی در بازار کاهش یابد و بازار اصطلاحاً دچار رکود گردد. در این مقاطع معمولاً وصول مطالبات نیز از این وضعیت تأثیر می پذیرد و روند بازگشت وجه محصولات فروخته شده به کندی صورت می گیرد و سازمانها برای حفظ مشتریان مجبورند که شرایط بوجود آمده را تحمل نمایند.  

در پایان باید اشاره کرد که توانمندی و انگیزه مدیریت در استاندارد سازی حوزه های مطرح شده بسیار حائز اهمیت است تا این فرایند پر اهمیت سازمانی که حیات سازمان در گرو آن است بخوبی صورت گیرد.

با سپاس از توجه شما

پروردگارا کمکم کن

نویسنده : مجید سدیدی

دکترای مدیریت بازاریابی