من مدیر هستم؟



بنام پروردگار بزرگ ؛ داور برحق

مدیران ارشد و مدیران عامل در سازمانها به چه کاری مشغولند و چرا همیشه از کمبود زمان و مشغله ی فراوان در محیط کار گلایه دارند؟ ریشه های خستگی مفرط و بی حوصلگی مدیران عامل به چه مواردی باز می گردد؟

برای پاسخ به این سوالات باید فعالیتهای سازمانی و حرفه ای مدیران ارشد  را  به دو دسته ی کلی تقسیم نمود :

۱- فعالیتهای بهسازی که شامل فعالیتهای توسعه ای در زمینه های مختلف اعم از سرمایه گذاریها ، بازارها و محصولات جدید ، فعالیتهای سیستم دهی و  ساختاردهی   مثل مهندسی فرایند ها ، تدوین و تأیید آیین نامه ها و دستورالعمل ها و در نهایت فعالیتهای برنامه ریزی  برای اهداف و مأموریت های فعلی سازمان در زمینه فروش  ، سود آوری ، تولید و منابع انسانی و دیگر موارد می باشد.

۲- فعالیتهای جاری که شامل نگهداشت سیستم های تأمین ، تولید ، توزیع ، فروش ، مالی ، نیروی انسانی و اداره ی فعالیتهای ارتباطی با ذی نفعان خارج  از سازمان مثل  ادارات دولتی ، مشتریان ، تأمین کنندگان ، اتحادیه ها و اصناف ، مراجع علمی و تحقیقاتی و سازمانهای نظارتی است. فعالیتهای جاری خود به دو بخش برنامه ریزی شده و برنامه ریزی نشده تقسیم می گردد. فعالیت های برنامه ریزی شده قابل پیش بینی هستند و عموم مدیران در یادداشت های روزانه این فعالیت ها را ثبت و پیگیری می نمایند. اما فعالیتهای برنامه ریزی نشده ، پیشامدهایی هستند که به دفعات در محیط کسب و کار اتفاق می افتند و در بسیاری از موارد غیرقابل پیش بینی می باشند. این پیشامدها از اتفاقات معمول مثل خرابی دستگاههای تولید ، حوادث انسانی و کارگری ، عدم وصول اسناد مالیِ دریافتی از مشتری و بسیاری موارد دیگر تا اتفاقات گسترده اقتصادی و سیاسی که در محیط کسب و کار رخ می دهند ، شامل می شوند.

از این دو دسته ، فعالیتهای بهسازی علی رغم صرف وقت ، بسیار انرژی زا و انگیزشی هستند و دلیل ایجاد هیجان ، انگیزه و شورِ دوچندان در مدیران ارشد و حتی بدنه سازمان برای حرکت بسوی آینده ی روشن و مشخص می باشند. بطور متوسط بین ۱۰ تا ۴۰ درصد از زمان و انرژی مدیران با توجه به سازمان و نوع فعالیت آن باید به فعالیتهای بهسازی اختصاص یابد. فعالیتهای جاری و روزمره نیز در سطح قابل قبولی موجب اقناع و ارضاء بسیاری از مدیران می گردند. اما اگر این نوع فعالیتها تمام انرژی سازمان و مدیران ارشد را به خود اختصاص دهند ، بسیار آسیب رساننده و عذاب آور خواهند بود.

اینکه چه میزان از وقت مدیرانِ عامل سازمان به فعالیتهای بهسازی و یا فعالیتهای جاری اختصاص داده می شود به سازمان و سبک مدیریت تصمیم گیرنده ی سازمان ارتباط پیدا می کند. بسیاری از سازمانها از ساختار سیستمی و فرایند های مشخص عملیاتی برخوردار نیستند. سازماندهی ، هماهنگی و همنوایی در پایین ترین سطح کیفیت قرار دارد. نظام های کاری و انسانیِ قابل اتکایی در سازمان وجود ندارد و رویه ها ، سلیقه ای و موردی انجام می گیرند و مدیر ارشد سازمان ، خود ، علاقمندِ ورود به جزییات و موارد ریز کاری و تصمیم گیری می باشد. در این صورت تمام انرژی و زمان در اختیار مدیر به فعالیتهای جاری اختصاص می یابد تا بتواند وضع موجود را حفظ و حرکت سازمان را با حداقل ها ، تثبیت نماید. در اینگونه سازمانها علاوه بر اینکه فعالیتهای غیر قابل پیش بینی روزمره به حداکثر می رسد ، فعالیتهای جاری قابل پیش بینی نیز پردرد و پرزحمت انجام می گیرد. کار در چنین محیطی هم برای پرسنل و هم برای مدیران ارشد فرسایشی و خسته کننده می گردد و در نهایت از ظرفیت بسیاری از انسانها خارج می گردد. مدیران در این سازمانها باید نسبت به کاهش حجم فعالیت های جاری خود اقدام نمایند تا از آسیب های وارده به خود و سازمانشان جلوگیری گردد.

برای کاهش حجم فعالیتهای جاری و روزمره ، انجام موارد زیر توصیه می گردد :

۱- سازماندهی و تقسیم کار مناسب درون سازمان و بخشهای زیرمجموعه

۲- جانشین پروری و توانمند سازی مدیران سازمان

۳- استاندارد سازی و رسمی سازی فعالیت ها و فرایندهای سازمان تا مرز ممکن

۴- برنامه ریزی و هماهنگی درون بخشی و بین بخشی

۵- صبوری مدیریت ارشد سازمان در تحمل خطا های مدیران و پرسنل زیردست و هزینه های تحمیلی قابل قبول در جریان تفویض اختیار ، جهت دستیابی به رشد و کارآمدی آنها

۶- اعتقاد ، حمایت و کمک به اجرای سیستم از سوی مدیریت ارشد سازمان تا دستیابی به تثبیت فرهنگی

در پایان باید یادآوری نمود که هیچ سازمانی به مرحله ای که تمام فعالیت هایش بصورت ماشین واره انجام گردد ، نخواهد رسید اما می توان با سیستم دهی به میزان بسیاری ، از انرژی های مورد استفاده در محیط کار را ذخیره و در موارد و زمان مناسب صرف نمود.

با سپاس از توجه شما

پروردگارا کمکم کن

نویسنده : مجید سدیدی