آیین نامه خرید


قیمت محصول : 1,800,000 ریال



خط مشی حفظ سرمایه مالکان و سهامداران و از سوی دیگر ارتقاء فرایندها جهت بهینه سازی عملکرد سازمان ، ضرورت ایجاد یک نظام هماهنگ در زمینه خرید را روشن می سازد. نظامی که شفافیت بیشتر بهمراه نظارت و کنترل دقیق تر را در حوزه فنی، بازرگانی، حقوقی و مالی ایجاد نماید تا نهایتاً منجر به اتخاذ بهترین و متناسب­ ترین تصمیم­ در فرایند خرید سازمان گردد. فعالیت خرید یکی از پر چالش ترین حوزه های کاری در سازمان ها می باشد. آسیب ها و انحرافاتی که در این حوزه‏ از فعالیت های سازمان وجود دارد بی تردید بیش از سایر حوزه های سازمان خطرناک تر و سمی تر می باشد. اگر کنترل دقیقی ، سازمان و مدیریت آن بر فرایند خرید نداشته باشد ، هزینه تمام شده ‏ی فعالیت های سازمان به سادگی افزایش می یابد و در نهایت قدرت و توان رقابتی سازمان در محیط رقابتی بسیار کاهش می یابد. لذا وجود یک ساختار و نظام استاندارد برای انجام بهینه‏ ی این فعالیت به گونه ای که کمترین آسیب به سازمان و سرمایه های پولی ، اعتباری و انسانی آن وارد آید ، بسیار ضروری و حیاتی است.

آیین نامه و دستورالعمل خرید ضمن تعریف و تعیین سطوح مختلف خرید های ریالی و نوع آنها ، فرایندها ، فرم ها و حدود اختیار و مسئولیت افراد را در این فرایند بصورت شفاف ، معین و معلوم می نماید. ضمن اینکه راهکارهای کنترل فرایند خرید نیز در این سند دیده شده است. مطالعه آیین نامه و دستورالعمل خرید به شما کمک می نماید در موارد زیر دانش و توانایی لازم را کسب نمایید :

  • خرید های سازمانی از لحاظ نوع به چند دسته تقسیم می گردند؟
  • سطوح مختلف ریالی خرید های سازمان چگونه مشخص گردند؟
  • برای هر سطح خرید چه اقداماتی و چگونه انجام گیرد؟
  • حدود اختیارات افراد در سطوح مختلف خرید چه میزان می باشد؟
  • برای جلوگیری از بروز اشتباه در خرید اقلام درخواستی چه تمهیداتی باید فراهم گردد؟
  • شرایط و ضوابط استعلام بها در سطوح مختلف خرید چگونه باید باشد؟
  • در مواردی که خرید از سازمان های دولتی و شبه دولتی انجام می گیرد، وضعیت استعلام بها چگونه است؟

و دهها موارد کاربردی دیگر که می تواند نظم و انضباط مناسبی را بر این فرایند پرچالش فراهم آورد. در ادامه بخش از آیین نامه و دستورالعمل خرید های سازمان برای اطلاع از جزییات آن بعنوان نمونه آورده شده است:

تعریف – خریدها بر اساس فوریت و نیاز واحدها به سه دسته زیر تقسیم می­شوند:

الف) خیلی فوری

ب) فوری

ج) عادی

الف) خیلی فوری:  منظور از خریدهای خیلی فوری، سفارش­هایی است که به دلیل بروز خسارت، اتفاقات غیرقابل پیش­ بینی یا اضطراری، منجر به سفارش خرید شده است و در این ارتباط واحد بازرگانی می­ بایستی با همکاری سایر واحدها در اسرع وقت نسبت به خرید موضوع مورد درخواست اقدام نماید.

تعریف –  خرید کالا و یا خدمات از لحاظ مبلغ به چهار طبقه تقسیم می­شوند:

الف) معاملات جزیی: معاملاتی که مبلغ آن تا پنج میلیون ریال باشد.

ب) معاملات متوسط: معاملاتی است که مبلغ آن از پنج میلیون و یک ریال تا بیست میلیون ریال باشد.

ج) معاملات عمده: معاملاتی است که مبلغ آن از بیست میلیون و یک ریال تا یکصد میلیون ریال باشد.

د) معاملات کلان: معاملاتی است که مبلغ آن بیش از یکصد میلیون ریال باشد.

توضیح : حدود تعیین شده فرضی و بطور مثال بیان شده است و با توجه به شرایط سازمان و با پیشنهاد مدیرعامل و تصویب هیأت مدیره قابل تغییر است.

ماده ۱ : تمامی خرید های سازمانی باید از طریق تکمیل و تأیید فرم درخواست خرید (فرم شماره‏ ی ۱) پیگیری گردد.

ماده ۳ – درخواست خرید باید در موارد زیر تکمیل و صادر گردد :

  • زمانی که ملزومات ، مواد ، تجهیزات و سایر مایحتاج قابل برنامه ریزی سازمان به نقطه‏ ی سفارشِ تعریف شده در انبار برسد ، انبار دار موظف به تکمیل و صدور درخواست خرید می باشد.
  • زمانی که درخواست کالا از انبار که دارای تأییدیه های لازم باشد از سوی واحد های درون سازمانی (فرم شماره ۲) به انبار رسیده باشد و موجودی کالای درخواستی در انبار کمتر از میزان مورد نیاز یا اصلا موجود نباشد.

ماده ۸- برای جلوگیری از بروز اختلاف در مدت زمان پیگیری فرایند خرید و همچنین عدم مغایرت در ویژگی کالای درخواستی با کالای خریداری شده ، لازم است تحویل فرم درخواست خرید و نمونه کالای درخواستی از واحد مالی به واحد بازرگانی پس از امضای مدیرعامل از مجاری رسمی و با قید و ثبت تاریخ تحویل ، صورت گیرد.

ماده ۱۷  در صورتیکه فروشندگان کالا تمایلی به درج و تأیید رسمی مشخصات و پیشنهاد خود در برگ استعلام را ندارند، مأمور خرید مکلف به حذف و جایگزینی آنها از فرایند خرید می باشد، اما اگر با حذف آنها حدنصاب شرایط استعلام تأمین نگردد و یا فروشنده‏ ی دیگر وجود ندارد و یا قیمت پیشنهادی فروشنده‏ ی مذکور تفاوت قابل توجهی با دیگر فروشندگان داشته باشد ( بسیار کمتر از دیگر فروشندگان باشد) ، مأمور خرید با برآورد اعتبار و قدمت فروشنده و با کسب مشاوره و تأییدیه از مدیر خرید و مدیر بازرگانی ، مراتب را با ذکر نام و نشانی و شماره تلفن فروشنده و بهای پیشنهادی شفاهی فروشنده در برگ استعلام بهاء کتبی درج و با ذکر جمله (فروشنده حاضر به تکمیل فرم نشد) آنرا امضاء نماید. بدیهی است برای انجام معامله با این فروشنده در صورت پذیرفته شدن پیشنهاد وی ، تمام اصول و شرایط یک معامله‏ ی معتبر باید رعایت و تأمین گردد.

ماده ۲۱  تمامی اقلام خریداری شده باید پس از رسید موقت در انبار برای ثبت نهایی در سیستم انبار  به تأیید کنترل کیفی یا در موارد عمومی واحد درخواست کننده کالا برسد. بدیهی است زمان تأیید نباید بیش از ۲۴ ساعت بطول انجامد.

قیمت محصول : 1,800,000 ریال